Steuern der Prozesse – überlebensfähig dank forderungsmanagement

„Gläubiger haben ein besseres Gedächtnis als Schuldner.“

– Benjamin Franklin – 

Für viele Selbstständige ist das Mahnwesen einfach nur lästig! 

Da es Zeitaufwendig, Unangenehm und eine Konfrontation zum Kunden darstellt. Zwar werden Zahlungserinnerungen und Mahnungen verschickt aber nicht immer bis zum Schluss ausgetragen. Dies erschwert nicht nur die interne Buchhaltung sondern auch den Jahresabschluss im Bezug der Forderungen und deren Einordnung/Einteilung.

Das Forderungsmanagement ist ein wichtiger Aspekt der Buchhaltung, der sich mit der effizienten Verwaltung von Forderungen eines Unternehmens befasst. 

Ein effektives Forderungsmanagement trägt dazu bei, den Cashflow zu optimieren, das Risiko von Zahlungsausfällen zu minimieren und die finanzielle Stabilität des Unternehmens zu gewährleisten.

Der erste Schritt im Forderungsmanagement besteht darin, klare Zahlungsbedingungen und -konditionen festzulegen. Diese sollten sowohl für das Unternehmen als auch für die Kunden transparent sein. 

Es ist wichtig sicherzustellen, dass Rechnungen ordnungsgemäß erstellt werden und alle erforderlichen Informationen enthalten, um Zahlungsverzögerungen zu vermeiden.

Ein weiterer wichtiger Aspekt des Forderungsmanagements ist die Überwachung der offenen Forderungen. Es ist ratsam, regelmäßig einen Überblick über die ausstehenden Zahlungen zu erhalten und bei Verzögerungen proaktiv zu handeln. Dies beinhaltet das Versenden von Zahlungserinnerungen, das Durchführen von Mahnungen und den direkten Kontakt mit säumigen Kunden, um Zahlungsvereinbarungen zu treffen.

In einigen Fällen kann es notwendig sein, Inkassomaßnahmen einzuleiten, um ausstehende Forderungen einzutreiben. Hierbei ist es wichtig, die rechtlichen Rahmenbedingungen und Vorschriften zu beachten. Gegebenenfalls kann die Zusammenarbeit mit externen Inkassodienstleistern oder Anwälten erforderlich sein, um eine effektive Forderungseintreibung zu gewährleisten.

Eine sorgfältige Dokumentation aller Schritte im Forderungsmanagement ist unerlässlich. Hierzu gehören Aufzeichnungen über Zahlungseingänge, Korrespondenz mit Kunden, Mahnungen und Inkassomaßnahmen. Eine gute Buchhaltungssoftware kann dabei helfen, den Überblick über offene Forderungen zu behalten und diese effizient zu verwalten.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein professionelles Forderungsmanagement in der Buchhaltung entscheidend ist, um die Liquidität eines Unternehmens zu sichern. Durch die Festlegung klarer Zahlungsbedingungen, die Überwachung offener Forderungen und die konsequente Durchsetzung von Zahlungen kann das Risiko von Zahlungsausfällen minimiert und die finanzielle Stabilität gestärkt werden.